domingo, 28 de febrero de 2010

Diagramas de flujo y mapas de proceso

Diagramas de flujo y Mapas de Proceso

Ambas son herramientas que ayudan a comprender y analizar los procesos, sin embargo su uso y utilidad son bien diferentes.
· El Mapa del proceso está enfocado a entradas, salidas, interrelaciones entre participantes, desarrollo secuencial del proceso. Son de gran ayudan para: establecer las relaciones cliente – proveedor interno, acotar el proceso: dónde empieza y dónde acaba, qué incluye el proceso, descubrir redundancias (muchos participantes en una misma actividad), detectar carencias: actividades que creíamos que se realizaban pero no se realizan, detectar vacíos en la responsabilidad: actividades sin responsable.
· El Mapa de proceso no detalla el flujo de trabajo dentro de una actividad, en consecuencia no contiene símbolos de toma de decisión ni almacenamiento.
· El Diagrama de flujo está enfocado al flujo de la actividad (físico y de información) y a entender la lógica de la actividad. Son de gran utilidad para: descubrir bucles y repeticiones, detectar entorpecimientos en la actividad: exceso de decisiones, descubrir tomas decisiones imprecisas: no está claro qué hacer ante una circunstancia dada.
· El Diagrama de flujo no tiene en cuenta a los participantes ni sus interrelaciones.

Pautas para construir el Mapa de Procesos

· Identificar a los participantes en el proceso, escribir sus nombres en pegatinas y pegarlos en vertical, poniendo al cliente en la parte superior de la columna
· Identificar la acción del cliente que desencadena (inicia) el proceso, escribirla en una pegatina y colocarla junto al cliente.
· Señalar con quién trata el cliente y que actividad llevan a cabo ambos. Escribir la actividad en pegatina y colocarla a la derecha de la acción del cliente y en la misma fila que el participante que interviene.
· Señalar qué participante recibe el resultado de esta actividad y que actividades lleva a cabo. Escribirlas en pegatinas, colocar las pegatinas a la derecha de la anterior y en la fila del participante
· Continuar identificando actividades, participantes, escribir las actividades en pegatinas, colocar las pegatinas siempre a la derecha de la anterior y en la fila del participante, así hasta que el proceso termine (cuando el cliente recibe el resultado final del proceso en cuestión).

Mapa del proceso: resumen de recomendaciones

1. Hacer la lista de participantes y situarlos en columna izquierda.
2. Poner al cliente como primer participante.
3. Desarrollar las actividades o pasos de la siguiente forma: horizontalmente, en orden cronológico, verticalmente, en línea con la organización/nes (participantes) que las llevan a cabo.
4. Si dos actividades se completan en paralelo (al mismo tiempo) ponerlas en la misma columna identificándolas claramente.
5. En una misma actividad pueden intervenir varios participantes, pero uno de ellos ha de ser el responsable. Colocar la actividad repetida al lado de cada participante, sombrear el cuadro de actividad que no corresponde al responsable.
6. Numerar las actividades según su secuencia cronológica.
7. Cada actividad debe conectarse con una línea que representa el flujo. Toda actividad debe tener una línea de aportación (input) y otra de producto (output), con las siguientes excepciones:
· Actividad del cliente que inicia el proceso: sólo línea de producto.
· Cuadro que representa el producto final: solo línea de aportación.
· Actividades que realizan varias participantes, los cuadros sombreados sólo línea de aportación, sólo el cuadro no sombreado (que representa al responsable) lleva línea de producto.
8. Dibujar un cuadro alrededor del Mapa para mostrar sus límites.
9. Identificar aportaciones (inputs) y productos (outputs) que ocurren durante el proceso pero que están fuera de él. Las aportaciones externas deben reflejarse en la parte superior del marco y los productos que salen fuera del proceso en la parte inferior.

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